El éxito del proceso de Data Match dependerá principalmente de la calidad de los datos de cada huésped contenidos en el PMS. Los datos principales para asegurar un buen Data Match son: nombre y apellidos del huésped, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, número de habitación, hotel en el que se hospedó el cliente, fecha checkin, fecha checkout.
En ocasiones, la introducción de datos en el PMS por parte de recepción se realiza de forma manual. El riesgo existente reside en que desde recepción no se introduzcan en el 100% de los casos la información en el cardex del huésped, los acompañantes queden sin datos, diversidad de criterios a la hora de introducir los datos, olvido, etc.
El PMS debe contar con un medio de integración, para que desde Hotelinking se puedan extraer los datos de huéspedes de forma regular (semanal, mensual) y automáticamente. Los métodos más comunes son a través de API o Webservice.